امروزه سرعت یكی از مهم ترین عناصر مؤثر در پیشرفت شتاب آور فن آوری در موج سوم محسوب می شود. در این دوره پردازش اطلاعات شتابی بی نهایت به خود گرفته است كه از پیامدهای آن می توان به رفع مشكلات مخاطب در كوتاه كردن دسترسی به محصولات و خدمات اشاره كرد.
در گذر این تحولات شگرف “روابط عمومی” به عنوان حلقه ي واسط بين نهادها و سازمان ها با جامعه، همچنین عامل پیوند دهنده فرهنگ ها، سنن، آرا و نظرات جوامع و عنصر اصلی ارتباط ملت ها، نبض تپنده ي ذهنیت جهانی محسوب می شود.
بايد بدانيم كه مشتركان در جامعه ي اطلاعاتی برای دریافت اطلاعات منتظر نوشتن اعلامیه یا گزارش روابط عمومی نخواهند ماند. لذا باید با تغییر در ماموریت این حوزه، اهداف جدیدی به آن اضافه كرد، در غیر این صورت روابط عمومی به دستگاه های صرفاً اداری یا دبیرخانه برای با مخاطبان تبدیل می شود.
● الزام به ایجاد روابط عمومی برپايه ي اطلاعات:
ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما كمك می كند كه روابط عمومی نوین را یك “روابط عمومی اطلاع مدار” بنامیم. در دنیایی كه همه ي جوانب آن به سرعت رنگ كهنگی به خود می گیرد و با اطلاعات تازه تر،همه چیز، هر لحظه نو می شود، روابط عمومی باید از حالت سنتی خود خارج شده و ضرورت های زمانه ای را كه در آن قرار دارد، درك كند.
در عرصه ي رقابت جهان امروز انتظارات شهروندان در مورد خدمات، محصولات و نحوه ي كیفیت و ارائه ي آن به طور روز افزون در حال تغییر است و در اين راستا سازمان ها نیز باید بتوانند پاسخ گوی این نیازها باشند و روابط عمومي الكترونيك مي تواند بهترين شيوه و ابزار براي اين منظور باشد.
نظر به تغییر مفاهيم با توجه به تحولات گريز ناپذير در حوزه های اطلاع رساني، پاسخگویی، مسئولیت پذیری، شفاف سازی و …؛ مفهوم كار و كاركنان نیز به فراخور حال دستخوش تغيير مي گردد.
رسانه ، محیط سازمانی و مخاطبان روابط عمومی با گسترش روز افزون پدیده هایی چون روزنامه نگاری الكترونیك و دولت الكترونیك و در نهایت ظهور جامعه ي اطلاعاتی، تحولات شگرفی را به خود می بیند و در همین حال نقش روابط عمومی در حل مسائل ارتباطی مخاطب ( كاربر ) و سازمان در برخورد با فن آوری های نوین ارتباطی اهمیت بسیاری می یابد و در این صورت چاره ای نیست جز شناخت درست فرصت ها و چالش های فضای سایبر و حركت به سوی روابط عمومی الكترونیك.
● تغییر ساختارهای سازمانی در روابط عمومی الكترونیك
با پیاده سازی روابط عمومی الكترونیك، ساختارهای سازمانی در روابط عمومی تغییر یافته و به صورت كاملاً مسطح در می آیند، مرزها و واحدهای سازمانی كمرنگ تر شده و تمام فعالیت های سازمانی به صورت افقی انجام می گیرد.
در چنين ساختاري، كارمندان روابط عمومی نیاز به حضور فیزیكی در محل سازمان ندارند. آنها شركا اطلاعاتی سازمان خود بوده و به همین جهت نیز دارای قدرت هستند. از طرفی این كاركنان به صورت مستمر در حال یادگیری و آموزش خواهند بود و خلاقیت و نو آوری به مهم ترین وظایف آنها مبدل می شود.
نكته ي قابل توجه اين كه در كشورهایی نظیر كشور ما كه فرایندهای اداری مبتنی بر كاغذ هستند، حركت در جهت دولت الكترونیك مستلزم مهندسی مجدد فرایندهای اداری است. در این زمینه مسأله ي فرهنگ سازی نیز از اهمیت زیادی برخوردار است، لذا یكی از اهرم های قوی؛ آموزش های همگانی در خصوص اهمیت، مزایا و نحوه ي استفاده از این مجموعه امكانات است.
● ويژگي هاي روابط عمومی الكترونیك
- انجام فعاليت ها از راه دور؛
- ایجاد تعادل بیشتر بین كار و زندگی ؛
- كاهش هزینه ها و افزایش نرخ بهره وری كاركنان ؛
- الزام به پاسخگویی به صورت آن لاين ( در اين سيستم هيچ كاربري بدون پاسخ نخواهد ماند) ؛
- پیش بینی نیازهای تعریف نشده ي مخاطب ؛
- كاهش چشمگير فساد اداری ؛
- برقراي ارتباط دوسويه ؛
- بهبود ارتباطات برون سازمانی و بین سازمانی با مردم ؛
- افزایش شناخت عمومی مردم درباره ي سازمان ؛
- افزایش خلاقیت و نو آوری در كاركنان ؛
- جایگزینی خودكار نفرات در زمان های غیبت ؛
- سیستم كارتابل الكترونیكی مدیران و انجام وظایف، كنترل و امضا از راه دور؛
- ایجاد فرم های تبادل اطلاعات جهت همكاری با دانش پژوهان برای پیوند دانش روز با سازمان ؛
- ارائه ي مطالب و دوره های آموزش عمومی برای پرسنل و مراجعان سازمان ؛
- پیگیری خودكار امور محوله و گزارش های خودكار ؛
- راه اندازی سیستم امتیاز دهی مراجعان به واحدها و پرسنل سازمان به منظور تحلیل كیفیت ارائه ي خدمات .
وب سايت مركز آموزش مؤسسه ي همشهري؛ يكشنبه 4 اسفند 1387
مقاله " روابط عمومي و مديريت اعتبار در سازمان ها " ؛ مردوخي؛ اسفند 88؛dlermardokhi
سايت اطلاع رساني عصر پويا
مجله اينترنتي فصل نو؛ سال چهارم؛ شماره 53؛ آبان 88
