روابط عمومي و برنامه ريزي

برنامه ريزي

برنامه‌ریزی یكی از وظایف اصلی مدیریت در هر حرفه ای است. برنامه‌ها موتور حركت از وضع موجود به وضع مطلوب و مورد نظر است.
برنامه ریزی عبارت از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر بوده که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می گیرد.

برنامه ريزي استرات‍ژيك

براي كمك به سازمانها، براي تدوين يك چشم انداز و تعيين جايگاه خود و مسير حركت درآينده، تدوين برنامه استراتژيك لازم است. فرآيند برنامه ريزي استراتژيك يك پيام مهم و اثرگذار دارد و آن اين است:

”تنها چيزي كه براي شروع نياز داريم يك روياست، رويايي كه بتواند ما را در بهتر از گذشته بودن ياري دهد. تنها چيزي كه بايد در وجودمان داشته باشيم باور است، باوري كه تضمين كند رويايمان به واقعيت خواهد رسيد. تنها چيزي كه بايد انجام دهيم عمل است و زمان همين حال است.“
برنامه ریزی عملیاتی:

برنامه ریزی عملیاتی عبارت از چگونگی تعیین اهداف و تبدیل این اهداف به صورت عملیات و پیش بینی روش های اجرای آن می باشد.

اصول تعیین اهداف در برنامه ریزی عملیاتی:

1- مطالعه شده باشند.

2- صراحت داشته باشند.

3- محاسبه شده باشند(کمی)

4- مدت انجام آن معین باشد.

5- هزینه های انجام آن معین باشد.

6- واقع گرا باشند.

7- با اهداف کلی و بلند مدت سازمان هماهنگ باشد.
8- با سایر اهداف هماهنگ باشند.

9- متضمن راه حل های عملی باشند.

10- به ماموریت سازمان توجه کامل داشته باشد.
11- توالی و استمرار داشته باشد.

12- متناسب با قدرت اجرایی موجود باشد.

13- با نظر مجریان شکل گرفته شده باشد.

14- قابل نظارت، ارزیابی و کنترل باشد.

روابط عمومي و برنامه ريزي

امروزه شرایط به گونه‌ای شكل گرفته است كه تمام تلاش برنامه‌ریزان در این جهت ساماندهی می‌شود كه آینده از هم اكنون شكل بگیرد و بتوانیم هر چه بیشتر خود را از رویدادهای غیرمنتظره برهانیم و گسترش شبكه‌های اطلاع‌رسانی و پیچیده شدن روابط اجتماعی و انسانی، روابط عمومی‌ها را بیش از پیش ملزم به تدوین برنامه‌ای همراه با تحقیق و مطالعه كرده است.

یك برنامه روابط‌عمومی موثر باید مبتنی بر هدف‌های روشن و دقیق باشد چرا كه شناخت مخاطب، انتخاب شیوه مناسب ارتباطی، روابط عمومي را به تشخیص درست از نیاز و هدف مشتری یا مخاطب رهنمون مي سازد.

فرآيند برنامه ريزي با شناخت وضعيت موجود شروع، و با تعيين اهد اف و تبين راهكار هاي دسترسي به آن اهداف ادامه مي يابد.

يكي از وظايف خطير روابط عمومي در هر سازمان داشتن شناخت علمي از تشكيلات ، عملكرد و اهداف سا زمان و آشنايي با نقاط قوت و ضعف آن است . برنامه روابط عمومي مي بايست به گونه اي تدوين گردد كه اين شناخت ، همه جانبه و موثر به مخاطبان مجموعه منتقل گردد ، از جمله مديران ، كاركنان و گروه هاي درون سازمان و مخاطبين خارج از سازمان مانند قانونگذاران ، دولت و سرمايه گذاران ، شخصيت هاي سياسي موثر ، دانشجويان و نوآوران ، وسايل ارتباط جمعي ، سردبيران ، و خبرنگاران و .... كه به نحوي با سازمان در ارتباط هستند .

روابط عمومي وظيفه دارد چون آينه درخواست و توقع مخاطبين را به مديران سازمان و عملكرد و نقاط برجسته ي فعاليت ها را به بيرون از سازمان منعكس نمايد . لذا در تعريف اهداف برنامه ي خود در تابعيت از سياست ها و برنامه هاي كلان سازمان قرار

منابع:
1- آیت اللهی، رضا(1380)، اصول برنامه ریزی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، تهران.

2- آهنگران، محمداسماعیل(1382)، اصول و مبانی برنامه ریزی استراتژیک، موسسه فزهنگی انتشاراتی زهد، تهران.

3- سازمان مدیریت و برنامه ریزی(1383)، مطالعات آمایش سرزمین، دفتر آمایش و توسعه پایدار، تهران.

4- سازمان مدیریت و برنامه ریزی(1383)، قانون برنامه چهارم توسعه، معاونت امور اداری، مالی و منابع انسانی، تهران.

5- شکوهی، علیرضا و محمد نثاری(1381)، برنامه ریزی استراتژیک: راهنمای کاربردی ایجاد و توسعه، انتشارات بیست، اصفهان.

6- مجتهدزاده، غلامحسین(1368)، مقدمه ای بر اصول و مبانی برنامه ریزی منطقه ای، انتشارات دفتر آموزش ضمن خدمت وزارت آموزش و پرورش، تهران.

7- مجلس شورای اسلامی(1384)، پیشنهاد روشی برای بودجه ریزی عملیاتی، مرکز پژوهش مجلس، تهران.

روابط عمومي و فرهنگ سازي

در تعريف فرهنگ، تعابير فراواني وجود دارد. انسان شناسان كلاسيك، فرهنگ را در يك معناي وسيع، معادل (سبك زندگي) تعريف مي كنند؛ ولي جامعه شناسان، فرهنگ را مجموعه اي از انديشه ها و ارزش ها مي دانند.(2) در جاي ديگري، فرهنگ مشخص كننده باورداشت ها، مسلك ها و اسطوره ها، يعني صور ذهني دسته جمعي يك اجتماع كه به تعبيري، عوامل روحي و رواني آن جامعه مي باشد، تعريف شده است.(3) به بيان ديگر، فرهنگ، عناصر زيادي را در سطوح مختلف از جمله: عقايد، عواطف، ارزش ها، هدف ها، كردارها، تمايلات و اندوخته ها را در برمي گيرد.(4)

در جاي ديگر آمده است كه فرهنگ، مجموعه اي است از فضايل و هنرها و آداب و دانش ها و معارف و كليه نيروهاي اخلاقي و روحي كه بشر را از حالت بدوي و ابتدايي خارج ساخته و به سوي كمال معنوي سوق مي دهد.(5)

(ادوارد تايلر)، مردم شناس انگليسي، در سال 1871 ميلادي در كتاب فرهنگ ابتدايي، فرهنگ را كليتي در هم بافته شامل: دانش، هنر، اخلاق، قانون، آداب و رسوم و هرگونه قابليت و عادت كه به وسيله انسان، به عنوان عضوي از جامعه، كسب شده است، مي داند.(6)

از مجموع اين تعاريف، مي توان اين گونه استنباط و استخراج كرد كه: (فرهنگ، مجموعه دانش ها، بينش ها، نگرش ها، منش ها و ارزش هاي يك ملت) محسوب مي شود.

بي گمان با شتاب تحولات در حوزه فناوري در عصر ارتباطات، فرهنگ نيز دستخوش تحول شده و اين روند تا سرحد تضاد با فرهنگ هاي سنتي پيش خواهد رفت. كسي به يقين نمي داند در آينده چه اتفاق مي افتد. اما بي ترديد بسياري چيزي را جست وجو خواهند كرد كه خود آن را نابود كرده اند و آن اصالت و هويتي است كه ريشه در تمايز ميان آداب، رسوم، سنن، عقايد و در يك كلام فرهنگ جوامع مختلف و... دارد؛ چرا كه همه ي ارزش و اعتبار ميراث فرهنگ بشري نتيجه ي تنوع انديشه ها و فرهنگ هاي گوناگون بوده است و برخورد و پيوند آنها با يكديگر و در عصر ما با گسترش و نفوذ روزافزون و شگفت انگيز وسايل ارتباط جمعي كم كم جهان به طرف كلي سازي و يكنواختي زيان بخشي سوق داده مي شود. (7)

 از اين رو فرهنگ سازی در سازمان به عنوان يكي ازنقش ها و كاركردهاي روابط عمومي با توجه به آن چه در پي مي آيد از اهميت وي‍ژه اي برخورداراست:

1- هدف فرهنگ سازی این است که احساس هویت را در اعضای سازمان تقویت کند به طوری که درآنان نسبت به باورها و ارزشها تعهد ایجاد کند.

2- ارزش ها موجب تقویت و ثبات هرچه بیشتر سازمان می شوند و افراد تازه وارد را با علت وجود فعالیت و رویدادهای سازمان آشنا می کنند.

3- قدرت فرهنگ ، بیانگر یا نشان دهنده توافقی است که بین اعضای یک سازمان و ارزش های خاص آن وجود دارد.

  با توجه به اين نكات برای عملی کردن نقش فرهنگ سازی:

1- ارزش آفرینی از طریق تضعیف ویژگی های نامطلوب و تقویت ارزش های فرهنگی مطلوب.

2-تغییر فرهنگ سازمانی از طریق شناساندن آن به کارکنان سازمان.

3-داشتن نقش قهرمان فرهنگی در سازمان برای الگو برداری دیگران.

4- ایجاد انسجام فرهنگی میان کارکنان به شکلی که همه دارای یک فرهنگ مشترک و قوی شوند.

5- ایجاد موج های فرهنگی جدید و به تعبیری ایجاد خلاقیت در فرهنگ سازمان.

6- نهادینه کردن فرهنگ سازمان از طریق اجرای درست سیاست ها و برنامه های سازمان.

مي  تواند مفيد ومؤثر باشد.

 پي نوشت:

 

1ـ حـجه الاسلام والمسلمين محمد مهدى ماندگار, كارشناس ارشد علوم سياسى از موسسه آموزش عالى باقرالعلوم(عليه السّلام).
2 ـ برگرفته از: مسعود چلبى, جامعه شناسى نظم, ص 54.
3 ـ مـوريـس دوورژه, جـامـعه شـناسى سياسى, ترجمه دكتر ابوالفضل قاضى, (تهران: دانشگاه تهران, 1367), ص 160.
4 ـ محمدتقى جعفرى, فرهنگ پيرو و فرهنگ پيشرو, ص 22.
5 ـ رضا ثـقفى, (مفاهيم فرهنگ در ادبيات فارسى), مجله فرهنگ و زندگى, شماره 1, سال 1348, ص 25.
6 - Milton Singer "Culture internasional Encyclopedia of social sciencesvol, 3, 1996,P,527.

7- ولي الله جوكار(نقش مديريت در فرهنگ سازي سازماني)، مجله تدبير، شماره 164، دي ماه 84

روابط عمومي و آفت روز مررگي

یکی از آفت های جدی در عرصه ي مدیریت هر کاری " روزمررگی " است که شاید بتوان گفت این آفت بیش از هر چیز و جای دیگر دامنگیر نهاد روابط عمومی شده است.

نگاهی به پیشینه تاریخی روابط عمومی و چگونگی شکل گیری آن در ایران نشان از حضور نیروهای غیر متخصص در این عرصه همراه با سیستم مدیریتی کاملا" بسته و منفعل دارد و همین مهم روابط عمومی ها را متأسفانه به ورطه ای کشاند که بجای انجام رسالت اصلی خود ، بیش از هر چیز به حاشیه ها پرداخته و موجب شکل گیری نگاه عمومی و تصویر ذهنی مردم و مخاطبان از روابط عمومی به این سبک و سیاق شود. و ایجاد این نوع نگرش به روابط عمومی از سوی مردم ، این نهاد پویا را عملا" گرفتار روزمررگی ها نماید .

اگر واقع بین باشیم در می یابیم که تصویر ذهنی مردم از روابط عمومی در عباراتی چون : " تبليغات چي " ، " پوستر چسبان " ، " تشریفات چی " ، " مراسم گردان " و نهایتا" " توجیه گر اعمال نادرست سازمان " ؛خلاصه می شود . هر چند که باز اگر بخواهیم منصفانه قضاوت کنیم باید بگوییم که در یک دهه ي گذشته حرکت های مثبت و ارزنده ای در جهت رشد و تعالی رسالت روابط عمومی و تبیین جایگاه آن صورت پذیرفته است و لی این تحولات نه کافی بوده و نه موجب تغییر نگرش اساسی در مردم شده است .

البته هر یک از تعابیری که در بالا ذکر شد ممکن است یکی از فنون یا وظایف روابط عمومی باشد ، ولی هیچ یک نه تنها وظیفه است و نه اصلی ترین وظیفه! ؛ پس اگر مخاطبان هر سازمانی از روابط عمومی آن سازمان تعابیر مشابه داشته باشند، این بدان معناست که مدیران و کارگزاران روابط عمومی در آن نهاد یا سازمان از رسالت اصلی خود فاصله بسیاری گرفته اند و به شدت دامنگیر این آفت جدی _ که از آفات مدیریتی در جوامع در حال گذار نیز می باشد _ شده اند .

مهمترین عوامل تأثیر گذار در روزمررگی روابط عمومی را می توان در دو بخش " درون حاکمیت " و " خارج از حاکمیت " تقسیم کرد.

" دولت ، مدیران سازمان ها و مدیران و کارگزاران روابط عمومی " به عنوان عوامل درون حاکمیت و " کارکنان سازمان ها ، ارباب جراید و مخاطبان " به عنوان عوامل خارج از حاکمیت مطرح می باشند که در اين مختصر سعي مي كنم به تحليل و بررسي نقش عوامل درون حاكميت به عنوان پارامترهاي  كليدي بپردازم :

1- دولت : دولتمردان وسیاستگذاران هر نظامی ، تبیین کننده نقش مردم در حاکمیت می باشند.میزان اعتقاد دولت به دسترسی مردم به جریان آزاد اطلاعات ، تعیین کننده ي حد و مزر روابط عمومی درجوامع باز و فارغ از سیستم های مدیریتی بسته خواهد بود. هرچقدر بر میزان اطلاعات و دانش عمومی مردم افزوده شود ، با حقوق خود نسبت به حاکمیت بیشتر آشنا شده و کارکرد روابط عمومی در چنین شرایطی تخصصی تر ، پویا تر و معنا دار تر خواهد بود و بالعکس به هر میزانی که جامعه، سنتی تر و به دور از جریان آزاد اطلاعات باشد ، روابط عمومی نیز به حاشیه رانده شده و برای توجیه حضور خود به ناچار به روزمررگی کشانده خواهد شد.

2- مدیران سازمان ها : سازمان ها به عنوان اولین کانال ارتباط مخاطبان بیش از هر عنصر دیگری در پویایی روابط عمومی ها مؤثر می باشند ، و مدیران به عنوان عامل اصلی در هر سازمانی می توانند در تعیین نقش و جایگاه روابط عمومی به عنوان حلقه واسط بین سازمان و مردم ؛ تأثیر گذار باشند .

اگر مدیران به مدیریت مشارکتی به معنای واقعی آن – نه به شکل صوری و فقط در گفتار – اعتقاد داشته باشند ، پر واضح است که باید استراتژی سازمان را با مشارکت کارکنان و نظر و خواست مخاطبان خود تعریف نمایند. در این نوع مدیریت ؛ کارکنان و مخاطبان سازمان نه تنها از تمام امور سازمان اعم از سیاست گذاری ها و راهبرد ها آگاه خواهند بود بلکه با ارائه نظرات و پیشنهاد های خود در تصمیم سازی ها دخیل و بر انجام امور و جریان حرکتی سازمان نیز نظارت مستقیم و غیر مستقیم خواخند داشت. مدیران نیز در چنین سیستمی ملزم به پاسخگویی در قبال مسؤولیت های خود خواهند بود و اینجاست که روابط عمومی به عنوان یک نهاد پویا و در راستای رسالت های اصلی خود ، از انفعال خارج شده ، به انجام وظیفه خواهد پرداخت.

ولی در صورتی که مدیران به اداره سازمان به شیوه های سنتی بپردازند – که متأسفانه بیشتر مدیران ما با این رویکرد به مقوله مدیریت می نگرند – بی تردید روابط عمومی هم از اطلاع رسانی شفاف دور شده و بیشتر به عنوان توجیه گر اعمال نادرست سازمان به ایفای نقش می پردازد و ادامه این روند یعنی پاسخ های از پیش تعیین شده برای توجیه افکار عمومی و افتادن در دام روزمررگی .

3- مدیران و کارگزاران روابط عمومی : با توجه به تمامی مسائل مطرح شده به اعتقاد بنده اگر مدیران روابط عمومی با این فن به شکل حرفه ای آشنا باشند ؛ حتی المقدور اجازه نخواهند داد این آفت (روزمررگی ) دامنگیر این نهاد شود .

با نگاهی به پیشینه تاریخی روابط عمومی ها در ایران ، می بینیم که هرگاه مدیر روابط عمومی از بین افراد غیر متخصص و یا به دور از تجربه کافی در این عرصه انتخاب شده است ، فقط به دلیل عدم آشنایی با این فن ، روابط عمومی را به سمت و سویی برده است که حتی برداشت عمومی از این حرفه را تغییر داده است ، تا حدی که اغلب مدیران سازمان ها یا فکر می کنند یا بهتر است بگوییم ترجیح می دهند که اینگونه فکر کنند ! که مدیر روابط عمومی اگر خطاط خوب ، مجری خوب و مداح خوب و یا ... باشد ، برای این حرفه کفایت می کند! و گزینش مدیران و مسؤولین غالبا" بر این اساس شکل می گیرد.