تكنولوژي‌هاي جديد رسانه‌اي درخدمت روابط عمومي

    بحث استفاده از تكنولوژي‌هاي جديد رسانه اي و كاربرد آن در روابط‌عمومي از جمله مباحثي است كه غفلت از آن هر روابط عمومي را به انحطاط خواهد كشاند.
مركز آموزش و پژوهش مؤسسه همشهري كارگاهي با همين مضمون و با استفاده از حضور اساتيدي مجرب در اين حوزه ويژه كارشناسان روابط عمومي برگزار كرده كه گزارش كامل‌تر آن را مي توانيد اينجا و اينجا بخوانيد.

فايل‌هاي هر يك ار سخنراني ها را نيز مي توانيد از اينجا دريافت كنيد.

روابط عمومی از زاویه ای دیگر

تا کنون هرآنچه در مورد روابط عمومی گفته ایم، بحث افسران روابط عمومی و نگاه مدیران بالادستی به روابط عمومی بوده است و کمتر به مقوله ی روابط عمومی از نگاه مردم و جامعه به طور عام پرداخته شده است.

هرچند که تا کنون پژوهش مشخصی در این خصوص انجام نپذیرفته و اطلاعات آماری و تحقیقی قابل اتکایی در این مورد نداریم ولی بر اساس تجربیات، مشاهدات و نظراتی که در قالب های مختلف بیان شده است، می توان گفت که درک و تصور اغلب مردم از روابط عمومی به عنوان گروهی از افراد است که نقش سرپوش گذاشتن بر خطاهای سازمان را برعهده دارند و سعی می کنند چهره ی نه چندان مطلوب سازمان را به صورت موجه و قابل تحمل ارائه کنند.

البته باید اذعان داشت که در این میان متولیان روابط عمومی همواره سعی داشته اند در فعالیت های خود، بیشتر مخاطبان خاص را مورد توجه قرارداده و از توده ی مردم غافل شده اند.

هرچند که برای کسی که درگیر کار روابط عمومی است، می داند که این حرفه چقدر کار طاقت فرسایی است. کسانی که به فعالیت روابط عمومی می پردازند بایددارای مهارت هایی خاص که عبارتند از سطح بسیار بالایی از مهارت های ارتباطی کتبی و شفاهی ؛ کارگزار روابط عمومی باید در رشته های مختلف علوم اجتماعی مهارت داشته و مدیریت بر زمان را به خوبی درک کرده باشد. کارگزار روابط عمومی باید علاوه بر شناخت کامل بر کار و فعالیت های رسانه ای، در امر تبلیغات نیز دارای مهارت باشد؛ مهرت در برنامه ریزی سازمانی نیز در روابط عمومی بسیار مهم است.

کارمند روابط عمومی باید قادر به مقابله ی مناسب در شرایط تحت فشار باشد. او باید توانایی کنار آمدن با سؤالات رگباری و مکرر رسانه ها و مخاطبان را داشته باشد.روابط عمومی باید به طور مؤثر، آماده ی پاسخگویی به انتقادات باشد تا بدین وسیله از شهرت سازمان خود دفاع کرده و اجازه ندهد که این شهرت زیر سؤال رود. و مهم تر این که کارکنان، افسران و مدیران روابط عمومی با چنین ویژگی هایی هیچ گاه نمی توانند نقش توجیه گر را ایفا نمایند بلکه باید نبض جامعه را به سمت فعالیت های سازمانی خود هدایت کنند تا بتوانند این نگرش منفی در جامعه را تعدیل نمایند. 

روابط عمومي الكترونيك و لزوم تغييرات متناسب

در پي تغييرات سريع و بي وقفه ي عصرحاضر؛ تغيير مفاهيم و كاربرد آنها نيز گريز ناپذير است.
امروزه سرعت یكی از مهم ترین عناصر مؤثر در پیشرفت شتاب آور فن آوری در موج سوم محسوب می شود. در این دوره پردازش اطلاعات شتابی بی نهایت به خود گرفته است كه از پیامدهای آن می توان به رفع مشكلات مخاطب در كوتاه كردن دسترسی به محصولات و خدمات اشاره كرد.
در گذر این تحولات شگرف “روابط عمومی” به عنوان حلقه ي واسط بين نهادها و سازمان ها با جامعه، همچنین عامل پیوند دهنده فرهنگ ها، سنن، آرا و نظرات جوامع و عنصر اصلی ارتباط ملت ها، نبض تپنده ي ذهنیت جهانی محسوب می شود.
بايد بدانيم كه مشتركان در جامعه ي اطلاعاتی برای دریافت اطلاعات منتظر نوشتن اعلامیه یا گزارش روابط عمومی نخواهند ماند. لذا باید با تغییر در ماموریت این حوزه، اهداف جدیدی به آن اضافه كرد، در غیر این صورت روابط عمومی به دستگاه های صرفاً اداری یا دبیرخانه برای با مخاطبان تبدیل می شود.

● الزام به ایجاد روابط عمومی برپايه ي اطلاعات:
ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما كمك می كند كه روابط عمومی نوین را یك “روابط عمومی اطلاع مدار” بنامیم. در دنیایی كه همه ي جوانب آن به سرعت رنگ كهنگی به خود می گیرد و با اطلاعات تازه تر،همه چیز، هر لحظه نو می شود، روابط عمومی باید از حالت سنتی خود خارج شده و ضرورت های زمانه ای را كه در آن قرار دارد، درك كند.
در عرصه ي رقابت جهان امروز انتظارات شهروندان در مورد خدمات، محصولات و نحوه ي كیفیت و ارائه ي آن به طور روز افزون در حال تغییر است و در اين راستا سازمان ها نیز باید بتوانند پاسخ گوی این نیازها باشند و روابط عمومي الكترونيك مي تواند بهترين شيوه و ابزار براي اين منظور باشد.
نظر به تغییر مفاهيم با توجه به تحولات گريز ناپذير در حوزه های اطلاع رساني، پاسخگویی، مسئولیت پذیری، شفاف سازی و …؛ مفهوم كار و كاركنان نیز به فراخور حال دستخوش تغيير مي گردد.
رسانه ، محیط سازمانی و مخاطبان روابط عمومی با گسترش روز افزون پدیده هایی چون روزنامه نگاری الكترونیك و دولت الكترونیك و در نهایت ظهور جامعه ي اطلاعاتی، تحولات شگرفی را به خود می بیند و در همین حال نقش روابط عمومی در حل مسائل ارتباطی مخاطب ( كاربر ) و سازمان در برخورد با فن آوری های نوین ارتباطی اهمیت بسیاری می یابد و در این صورت چاره ای نیست جز شناخت درست فرصت ها و چالش های فضای سایبر و حركت به سوی روابط عمومی الكترونیك.

● تغییر ساختارهای سازمانی در روابط عمومی الكترونیك
با پیاده سازی روابط عمومی الكترونیك، ساختارهای سازمانی در روابط عمومی تغییر یافته و به صورت كاملاً‌ مسطح در می آیند، مرزها و واحدهای سازمانی كمرنگ تر شده و تمام فعالیت های سازمانی به صورت افقی انجام می گیرد.
در چنين ساختاري، كارمندان روابط عمومی نیاز به حضور فیزیكی در محل سازمان ندارند. آنها شركا اطلاعاتی سازمان خود بوده و به همین جهت نیز دارای قدرت هستند. از طرفی این كاركنان به صورت مستمر در حال یادگیری و آموزش خواهند بود و خلاقیت و نو آوری به مهم ترین وظایف آنها مبدل می شود.
نكته ي قابل توجه اين كه در كشورهایی نظیر كشور ما كه فرایندهای اداری مبتنی بر كاغذ هستند، حركت در جهت دولت الكترونیك مستلزم مهندسی مجدد فرایندهای اداری است. در این زمینه مسأله ي فرهنگ سازی نیز از اهمیت زیادی برخوردار است، لذا یكی از اهرم های قوی؛ آموزش های همگانی در خصوص اهمیت، مزایا و نحوه ي استفاده از این مجموعه امكانات است.

● ويژگي هاي روابط عمومی الكترونیك

• انجام فعاليت ها از راه دور؛
• ایجاد تعادل بیشتر بین كار و زندگی ؛
• كاهش هزینه ها و افزایش نرخ بهره وری كاركنان ؛
• الزام به پاسخگویی به صورت آن لاين ( در اين سيستم هيچ كاربري بدون پاسخ نخواهد ماند) ؛
• پیش بینی نیازهای تعریف نشده ي مخاطب ؛
• كاهش چشمگير فساد اداری ؛
• برقراي ارتباط دوسويه ؛
• بهبود ارتباطات برون سازمانی و بین سازمانی با مردم ؛
• افزایش شناخت عمومی مردم درباره ي سازمان ؛
• افزایش خلاقیت و نو آوری در كاركنان ؛
• جایگزینی خودكار نفرات در زمان های غیبت ؛
• سیستم كارتابل الكترونیكی مدیران و انجام وظایف، كنترل و امضا از راه دور؛
• ایجاد فرم های تبادل اطلاعات جهت همكاری با دانش پژوهان برای پیوند دانش روز با سازمان ؛
• ارائه ي مطالب و دوره های آموزش عمومی برای پرسنل و مراجعان سازمان ؛
• پیگیری خودكار امور محوله و گزارش های خودكار ؛
• راه اندازی سیستم امتیاز دهی مراجعان به واحدها و پرسنل سازمان به منظور تحلیل كیفیت ارائه ي خدمات .

● منابع

وب سايت مركز آموزش مؤسسه ي همشهري؛ يكشنبه 4 اسفند 1387

مقاله " روابط عمومي و مديريت اعتبار در سازمان ها " ؛ مردوخي؛ اسفند 88؛dlermardokhi

سايت اطلاع رساني عصر پويا

مجله اينترنتي فصل نو؛ سال چهارم؛ شماره 53؛ آبان 88

 

روابط عمومي و يك شكاف ديجيتالي ( بخش پاياني )

 در دوبخش گذشته عرض كردم كه باز كردن كانال هاي ارتباطي ميان سازمان و مخاطبان يكي از مأموريت هاي اساسي روابط عمومي است و روابط عمومي آن لاين در حقيقت همان روابط عمومي سنتي است اما با ابزارها و فرصت هاي بيشتر و محدوديت هاي كمتر كه شكل فعاليت ها را نيز دستخوش تغييراتي متناسب با همين شرايط كرده است.

در اين بخش به برخي از اين لبزارها به اختصار مي پردازم:

1) مطبوعات
روزنامه ها كه تا پيش از اين، تنها به صورت چاپي و كاغذي منتشر مي شدند؛ با گسترش فضاي وب در دو بخش دچار تحول عمده شدند: اول تولد روزنامه نگاري آن لاين و دوم ايجاد محتواي جديد و دسيع براي روزنامه هاي چاپي . كه تشريح ويژگي هاي هر يك در اين مختصر نمي گنجد.

2) وبلاگ ها
يكي از حوزه هاي نوپا اما تخصصي در روابط عمومي امروز، وبلاگ نويسي است.برنامه هاي وبلاگ نويسي در روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه پيش شرط هاي آن، يعني : ( تثبيت نقش روابط عمومي در سازمان؛ تعيين اهداف و پيام ها؛ مشخص كردن نياز و علايق مخاطبان؛ تدوين استراتژي اطلاع رساني به همراه يك برنامه ي عملياتي و زمان بندي شده ) فراهم و تكميل شده باشد.

3) ويكي ها
ويكي ها وب سايت هايي هستند كه ايجاد محتواي آن ها از طريق مشاركت بازديد كنندگان و مخاطبان آنها صورت مي گيرد. اين گونه وب سايت ها و پايگاه ها متعلق به هيچ گروه و فردي نيستند و همه از مزاياي آن بهره برده و در توليد محتوا و حك و ويرايش آن و همچنين افزودن بر غناي آن مشاركت دارند.

روابط عمومي هر سازماني مي تواند از اين امكان براي ارتباط مطلوب تر با مخاطبان و مشتريان خود بهره ببرد.

4) پادكست ها
پادكست پديده اي نوين و ابزاري عالي براي روابط عمومي ها است كه مي توانند روابط عمومي خلاقي را طراحي كرده و با افزودن صدا بر متن و تصوير در حوزه ي اطلاع رساني، برضريب نفوذ خود در مخاطب افزوده و حتي از اين طريق آمار مخاطبان خود را به شكلي دقيق رصد كنند.

5) شبكه هاي اجتماعي
شبكه ي اجتماعي، يك وب سايت اجتماعي است كه كاربران مي توانند علاقه مندي ها، افكار و فعاليت هاي خودشان را در قالب متن، عكس، صوت و يا فيلم با ديگران به اشتراك مي گذارند . استفاده از اين فرصت براي روابط عمومي مي تواند ارتباط مخاطبان خاص را گسترش داده و باعث تعميق اين ارتباطات گردد.

6) مجلات الكترونيكي و آنلاين
با استفاده از مجلات آنلاين و الكترونيك مي توان علاوه بر كمك به حفظ محيط زيست؛ هزينه هاي طراحي، چاپ، كاغذ و .... تا حد بسيار زيادي پايين مي آيد؛ دسترسي آن بسيار ساده تر و امكان ويرايش آن در هر لحظه و با توجه به بازخوردهاي موجود فراهم است و .... .

نكته ي قابل ذكر آن كه اين تنها بخشي از فعاليت هاي تغيير شكل يافته روابط عمومي آنلاين است كه به آن پرداخته شد. ان شاءالله اگر توفيقي حاصل شد در آينده به هر يك از اين مباحث به تفصيل خواهم پرداخت.

روابط عمومي و يك شكاف ديجيتالي ( بخش دوم)

روابط عمومی آنلاین

روابط عمومی آنلاین عبارت است از انجام فعاليت ها به وسيله ي ابزارها و فرصت های بیشتر که  با توجه به شرايط و محدوديت هاي  حال حاضر در دسترس است. به عنوان مثال ما هم اکنون می توانیم با هر کسی در جهان با اتصال به اینترنت ارتباط مستقيم، بي واسطه و در لحظه داشته باشيم. ما می توانیم محصولات و خدمات خود را در جوامع اطراف معرفي كرده و حسن نیت خود را افزایش دهيم.

با این حال ، آنچه كه حائز اهميت است اين است كه پيامي كه در اين فضا منتقل مي شو بتواند احساس اعتماد را در مخاطب برانگيزد؛ چرا كه پیام ، خوب یا بد ، به سرعت در اينترنت گسترش مي يابد وما دیگر امكان اصلاح آن را به سهولت نداريم.

پس بايد در اين عرصه، حوزه هاي مختلفي را كه تحت پوشش روابط عمومي آنلاین قرارمي گيرد، شناخت. من هم سعي خواهم كرد ضمن معرفي اين حوزه ها در بخش پاياني، درمورد چگونگي استفاده اززمینه های مختلف آن وچگونگي انجام بي خطر اين كار و پر کردن شکاف بین آنلاین و آفلاین در روابط عمومی بحث كنم.

نكته ي قابل ذكر در اين ميان، مطالعه و آشنايي با قوانین جدید روابط عمومی برای همه است . صرف نظر از اینکه ما كارگزار روابط عمومی، پزشک و يا بنیانگذار يا مدير يك  شرکت يا سازمان باشيم . آشنايي با اين قوانين و آگاهي نسبت به آن به نفع همه است . چرا كه در این فضا، بازار رقابتی سختي وجود دارد و ما نيز نیازمند استفاده از اهرم هاي اين فضا هستيم.

حوزه هايي که روابط عمومي آنلاین را پوشش می دهند عبارتند از :

" مطبوعات؛ وبلاگ ها؛ ويكي ها؛ پيام انجمن، پادكست ها؛ شبكه هاي اجتماعي و مجلات آنلاين/خبرنامه ها" كه در بخش پاياني به اختصار به تشريح هر يك خواهم پرداخت.

مشكل عمده‌ روابط عمومي، نبود برنامه خاص در سازمان‌هاست

مشكل عمده‌ ي روابط عمومي‌ها در سازمان‌ها، نبود برنامه خاصي براي كار روابط عمومي است كه اين امر ناشي از مشكل مديران بالادست و نبود اعتقاد چندان آنها به بحث روابط عمومي است.
مشكل ديگر، برخي مديران روابط عمومي هستند كه از دانش تخصصي كافي در حوزه ي روابط عمومي برخوردار نبوده و جهت و شأن فعاليت هاي روابط عمومي را تا حد بسيار نازلي پايين مي آورند.

اين بخشي از گفتگوي بنده با خبرنگار اجتماعي خبرگزاري فارس هستش كه مي تونيد متن كامل اين گفتگو رو اينجا مطالعه كنين.

روابط عمومي و يك شكاف ديجيتالي ( بخش اول )

يكي از اساسي ترين مأموريت هاي روابط عمومي، باز كردن كانال هاي ارتباطي ميان سازمان و ذينفعان مختلف آن اعم از سرمايه گذاراران، جامعه، كاركنان، دولت و يا كاربران مي باشد.

با نگاه به تعارف متفاوتي كه از روابط عمومي شده است، مي توان گفت كه روابط عمومي شامل:

• بررسي نگرش عمومي و نظرات؛
• فرمولاسيون و اجراي روش هاي سازمان و سياست هاي مربوط به ارتباط با مردم؛
• هماهنگي برنامه هاي ارتباطي؛
• توسعه و گسترش رابطه ي دوستانه و حسن نيت از طريق فرآيندهاي ارتباطي؛
• پرورش رابطه ي مثبت بين سازمان و مخاطبان؛ مي شود.

اگر بتوانيم در جهت نيل به اهداف روابط عمومي به موارد فوق دست يابيم، مي توانيم اميدوار باشيم كه شرايطمان براي جلب نظر مخاطبان روز به روز بهتر خواهد شد. چرا كه روابط عمومي به همان اندازه كه به عنوان يك علم و دانش مطرح است، به همان ميزان نيز به آن به عنوان يك فن و هنر نگريسته مي شود.

از سوي ديگر بايد توجه داشته باشيم ؛ همان طور كه زمان در حال تغيير و گذر است، در شرايط عصر حاضر روابط عمومي نيز دستخوش تغييرات عمده اي شده است و دامنه ي اين تغييرات روز به روز بيشتر و بيشتر مي شود و بحث روابط عمومي آن لاين و چالش هاي آن، ناشي از همين تغييرات است؛ كه در پست بعدي به آن خواهم پرداخت.