نكته‌ها

گاهي سركلاس درس وقتي كه با اساتيد و دانشجويان پيرامون مسائل درسي در حوزه ارتباطات بحث مي‌كنيم؛ نكته‌ها و مطالبي به صورت كاملا" تصادفي مطرح مي‌شود كه مي‌تواند موضوع وسوژه مناسبي براي پرداختن بيشتر و جدي‌تر در اين حوزه باشد.

از اين پس سعي خواهم كرد در برخورد با چنين نكاتي بلافاصله آن را در اين‌جا تحت عنوان " نكته‌ها " به اشتراك بگذارم تا دوستان و علاقه‌مندان هم نظراتشان را مطرح كنند و در نهايت به جمع‌بندي تقريبا" واحدي برسيم كه هم بر دانش تئوري‌مان افزوده شده و هم بتوانيم از آن در عرصه عمل بهره ببريم.

داخل پرانتز: در ضمن بايد اين نكته روهم بگم كه مشكلات فني همين وبلاگ در سرويس بلاگفا مرتفع شده و بنده هم براي دوستان خوبم كه بيشتر علاقه‌مندند تا مطالب اين وبلاگ را از آن طريق دنبال نمايند ( اينجا )؛ عينا" تكرار خواهم كرد.

روابط عمومي، رسانه و اعتماد

در دنیای امروز نسبت به دهه‌هاي پيش از اين تغییرات زیادی به وجود آمده و نظريه " مك لوهان " عينيت يافته؛ جهان کوچک شده و به راحتي با ابزار و ادوات مختلف از جمله هواپیما، راه‌آهن‌ و ماهواره و اینترنت به تمامی نقاط جغرافیایی دسترسی داریم و لذا دسترسی به دنیا آسان‌تر شده اما از سوي ديگر چون این دسترسی در بسیاری از موارد مستقیم نیست دنیا و جهان را بزرگتر کرده است جون در چنين شرايطي با اطلاعات بیشتری روبرو هستيم به طوري‌كه قدرك درك و دريافت اين حجم انبوه اطلاعات را هم نداريم و همين مسأله باعث سردرگمي و عدم توازن در جامعه شده است.

در شرايطي كه حجم اطلاعات به صورت لحظه اي رو به افزايش است، رسانه‌ها به عنوان حلقه واسط بين افراد جامعه با وقايع و اتفاقات جامعه به دروازه‌باني اخبار پرداخته وهمين نقش رسانه‌ها باعث شده است كه افراد ديگر وقايع و اتفاقات را به صورت طبيعي دريافت نكرده و تنها تصوير و يا شمايي از آن را در پيش‌رو داشته‌باشند و اين همان شكاف و فاصله‌اي است كه در جوامع امروزي به راحتي قابل مشاهده‌است. اين فاصله ناشي از احساسي است كه در بشر امروز ايجاد شده است كه همواره مي‌پندارد كه خيلي ‌مي‌داند، در حالي كه داده‌هاي بشر زياد شده است ولي همه آنها اطلاعات نيست و حتي تمامي اطلاعات هم در سطح دانش بشري محسوب نمي‌شود.

در جامعه امروزي بشر بدون ارتباطات نمی‌تواند زندگی کند و به همين دليل است كه كاربرد رسانه‌ها اهميت پيدا مي‌كند. تا جايي كه شكل‌دهي افكار عمومي و بسيج همگاني در يك جهت خاص به عنوان يكي از مهم‌ترين كاركردهاي رسانه‌هاي مدرن به‌حساب مي‌آيد.

در شرايط عصر دانايي اغلب اطلاعات ما از رسانه‌ها، ماهواره‌ها و از طریق تصاویری که دیگران نیز آن را از رسانه‌ها دریافت کرده‌اند كسب مي شود و هر چقدر كه سطح اعتماد مردم نسبت به رسانه‌ها بالا رود نسبت تأثيرگذاري آنها نيز بيشتر خواهدشد.

روابط ‌عمومي در اين بين كاركردي دوسويه دارد؛ از يك سو به عنوان رابط بين دولت و ملت با استفاده از كانال رسانه بايد نقش اعتماد سازي براي دولت را ايفا نموده و با ارتباط مطلوبي كه با رسانه‌ها برقرار مي‌كند از اين نقش به نحو مطلوب‌تري بهره ببرد و از سوي ديگر با ارسال اطلاعات درست از سازمان مربوطه و انتقال درست و به موقع افكار عمومي به مديران سازمان،اعتماد مردم به رسانه‌ها را افزايش دهد تا بدينوسيله به يكي از كاركردهاي اصلي خود كه ايجاد تعادل و توازن در جامعه است، جامه عمل بپوشاند.

انتشار يك كتاب

كتاب " روابط عمومي و تدوين يك برنامه عملياتي " كه توسط بنده و به همت دوست خوبم آقاي علي سليماني نگاشته شده است؛ منتشر شد.

مركز پخش اين كتاب جهت تهيه براي دوستان و علاقه مندان ؛ تهران: سيدخندان- ابتداي خيابان دبستان- كوچه فردوسي- پلاك 14- واحد 1 شرقي- تلفن 88466989 - 09121278219 .

تكنولوژي‌هاي جديد رسانه‌اي درخدمت روابط عمومي

    بحث استفاده از تكنولوژي‌هاي جديد رسانه اي و كاربرد آن در روابط‌عمومي از جمله مباحثي است كه غفلت از آن هر روابط عمومي را به انحطاط خواهد كشاند.
مركز آموزش و پژوهش مؤسسه همشهري كارگاهي با همين مضمون و با استفاده از حضور اساتيدي مجرب در اين حوزه ويژه كارشناسان روابط عمومي برگزار كرده كه گزارش كامل‌تر آن را مي توانيد اينجا و اينجا بخوانيد.

فايل‌هاي هر يك ار سخنراني ها را نيز مي توانيد از اينجا دريافت كنيد.

روابط عمومی از زاویه ای دیگر

تا کنون هرآنچه در مورد روابط عمومی گفته ایم، بحث افسران روابط عمومی و نگاه مدیران بالادستی به روابط عمومی بوده است و کمتر به مقوله ی روابط عمومی از نگاه مردم و جامعه به طور عام پرداخته شده است.

هرچند که تا کنون پژوهش مشخصی در این خصوص انجام نپذیرفته و اطلاعات آماری و تحقیقی قابل اتکایی در این مورد نداریم ولی بر اساس تجربیات، مشاهدات و نظراتی که در قالب های مختلف بیان شده است، می توان گفت که درک و تصور اغلب مردم از روابط عمومی به عنوان گروهی از افراد است که نقش سرپوش گذاشتن بر خطاهای سازمان را برعهده دارند و سعی می کنند چهره ی نه چندان مطلوب سازمان را به صورت موجه و قابل تحمل ارائه کنند.

البته باید اذعان داشت که در این میان متولیان روابط عمومی همواره سعی داشته اند در فعالیت های خود، بیشتر مخاطبان خاص را مورد توجه قرارداده و از توده ی مردم غافل شده اند.

هرچند که برای کسی که درگیر کار روابط عمومی است، می داند که این حرفه چقدر کار طاقت فرسایی است. کسانی که به فعالیت روابط عمومی می پردازند بایددارای مهارت هایی خاص که عبارتند از سطح بسیار بالایی از مهارت های ارتباطی کتبی و شفاهی ؛ کارگزار روابط عمومی باید در رشته های مختلف علوم اجتماعی مهارت داشته و مدیریت بر زمان را به خوبی درک کرده باشد. کارگزار روابط عمومی باید علاوه بر شناخت کامل بر کار و فعالیت های رسانه ای، در امر تبلیغات نیز دارای مهارت باشد؛ مهرت در برنامه ریزی سازمانی نیز در روابط عمومی بسیار مهم است.

کارمند روابط عمومی باید قادر به مقابله ی مناسب در شرایط تحت فشار باشد. او باید توانایی کنار آمدن با سؤالات رگباری و مکرر رسانه ها و مخاطبان را داشته باشد.روابط عمومی باید به طور مؤثر، آماده ی پاسخگویی به انتقادات باشد تا بدین وسیله از شهرت سازمان خود دفاع کرده و اجازه ندهد که این شهرت زیر سؤال رود. و مهم تر این که کارکنان، افسران و مدیران روابط عمومی با چنین ویژگی هایی هیچ گاه نمی توانند نقش توجیه گر را ایفا نمایند بلکه باید نبض جامعه را به سمت فعالیت های سازمانی خود هدایت کنند تا بتوانند این نگرش منفی در جامعه را تعدیل نمایند. 

روابط عمومي الكترونيك و لزوم تغييرات متناسب

در پي تغييرات سريع و بي وقفه ي عصرحاضر؛ تغيير مفاهيم و كاربرد آنها نيز گريز ناپذير است.
امروزه سرعت یكی از مهم ترین عناصر مؤثر در پیشرفت شتاب آور فن آوری در موج سوم محسوب می شود. در این دوره پردازش اطلاعات شتابی بی نهایت به خود گرفته است كه از پیامدهای آن می توان به رفع مشكلات مخاطب در كوتاه كردن دسترسی به محصولات و خدمات اشاره كرد.
در گذر این تحولات شگرف “روابط عمومی” به عنوان حلقه ي واسط بين نهادها و سازمان ها با جامعه، همچنین عامل پیوند دهنده فرهنگ ها، سنن، آرا و نظرات جوامع و عنصر اصلی ارتباط ملت ها، نبض تپنده ي ذهنیت جهانی محسوب می شود.
بايد بدانيم كه مشتركان در جامعه ي اطلاعاتی برای دریافت اطلاعات منتظر نوشتن اعلامیه یا گزارش روابط عمومی نخواهند ماند. لذا باید با تغییر در ماموریت این حوزه، اهداف جدیدی به آن اضافه كرد، در غیر این صورت روابط عمومی به دستگاه های صرفاً اداری یا دبیرخانه برای با مخاطبان تبدیل می شود.

● الزام به ایجاد روابط عمومی برپايه ي اطلاعات:
ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما كمك می كند كه روابط عمومی نوین را یك “روابط عمومی اطلاع مدار” بنامیم. در دنیایی كه همه ي جوانب آن به سرعت رنگ كهنگی به خود می گیرد و با اطلاعات تازه تر،همه چیز، هر لحظه نو می شود، روابط عمومی باید از حالت سنتی خود خارج شده و ضرورت های زمانه ای را كه در آن قرار دارد، درك كند.
در عرصه ي رقابت جهان امروز انتظارات شهروندان در مورد خدمات، محصولات و نحوه ي كیفیت و ارائه ي آن به طور روز افزون در حال تغییر است و در اين راستا سازمان ها نیز باید بتوانند پاسخ گوی این نیازها باشند و روابط عمومي الكترونيك مي تواند بهترين شيوه و ابزار براي اين منظور باشد.
نظر به تغییر مفاهيم با توجه به تحولات گريز ناپذير در حوزه های اطلاع رساني، پاسخگویی، مسئولیت پذیری، شفاف سازی و …؛ مفهوم كار و كاركنان نیز به فراخور حال دستخوش تغيير مي گردد.
رسانه ، محیط سازمانی و مخاطبان روابط عمومی با گسترش روز افزون پدیده هایی چون روزنامه نگاری الكترونیك و دولت الكترونیك و در نهایت ظهور جامعه ي اطلاعاتی، تحولات شگرفی را به خود می بیند و در همین حال نقش روابط عمومی در حل مسائل ارتباطی مخاطب ( كاربر ) و سازمان در برخورد با فن آوری های نوین ارتباطی اهمیت بسیاری می یابد و در این صورت چاره ای نیست جز شناخت درست فرصت ها و چالش های فضای سایبر و حركت به سوی روابط عمومی الكترونیك.

● تغییر ساختارهای سازمانی در روابط عمومی الكترونیك
با پیاده سازی روابط عمومی الكترونیك، ساختارهای سازمانی در روابط عمومی تغییر یافته و به صورت كاملاً‌ مسطح در می آیند، مرزها و واحدهای سازمانی كمرنگ تر شده و تمام فعالیت های سازمانی به صورت افقی انجام می گیرد.
در چنين ساختاري، كارمندان روابط عمومی نیاز به حضور فیزیكی در محل سازمان ندارند. آنها شركا اطلاعاتی سازمان خود بوده و به همین جهت نیز دارای قدرت هستند. از طرفی این كاركنان به صورت مستمر در حال یادگیری و آموزش خواهند بود و خلاقیت و نو آوری به مهم ترین وظایف آنها مبدل می شود.
نكته ي قابل توجه اين كه در كشورهایی نظیر كشور ما كه فرایندهای اداری مبتنی بر كاغذ هستند، حركت در جهت دولت الكترونیك مستلزم مهندسی مجدد فرایندهای اداری است. در این زمینه مسأله ي فرهنگ سازی نیز از اهمیت زیادی برخوردار است، لذا یكی از اهرم های قوی؛ آموزش های همگانی در خصوص اهمیت، مزایا و نحوه ي استفاده از این مجموعه امكانات است.

● ويژگي هاي روابط عمومی الكترونیك

• انجام فعاليت ها از راه دور؛
• ایجاد تعادل بیشتر بین كار و زندگی ؛
• كاهش هزینه ها و افزایش نرخ بهره وری كاركنان ؛
• الزام به پاسخگویی به صورت آن لاين ( در اين سيستم هيچ كاربري بدون پاسخ نخواهد ماند) ؛
• پیش بینی نیازهای تعریف نشده ي مخاطب ؛
• كاهش چشمگير فساد اداری ؛
• برقراي ارتباط دوسويه ؛
• بهبود ارتباطات برون سازمانی و بین سازمانی با مردم ؛
• افزایش شناخت عمومی مردم درباره ي سازمان ؛
• افزایش خلاقیت و نو آوری در كاركنان ؛
• جایگزینی خودكار نفرات در زمان های غیبت ؛
• سیستم كارتابل الكترونیكی مدیران و انجام وظایف، كنترل و امضا از راه دور؛
• ایجاد فرم های تبادل اطلاعات جهت همكاری با دانش پژوهان برای پیوند دانش روز با سازمان ؛
• ارائه ي مطالب و دوره های آموزش عمومی برای پرسنل و مراجعان سازمان ؛
• پیگیری خودكار امور محوله و گزارش های خودكار ؛
• راه اندازی سیستم امتیاز دهی مراجعان به واحدها و پرسنل سازمان به منظور تحلیل كیفیت ارائه ي خدمات .

● منابع

وب سايت مركز آموزش مؤسسه ي همشهري؛ يكشنبه 4 اسفند 1387

مقاله " روابط عمومي و مديريت اعتبار در سازمان ها " ؛ مردوخي؛ اسفند 88؛dlermardokhi

سايت اطلاع رساني عصر پويا

مجله اينترنتي فصل نو؛ سال چهارم؛ شماره 53؛ آبان 88

 

روابط عمومي و يك شكاف ديجيتالي ( بخش پاياني )

 در دوبخش گذشته عرض كردم كه باز كردن كانال هاي ارتباطي ميان سازمان و مخاطبان يكي از مأموريت هاي اساسي روابط عمومي است و روابط عمومي آن لاين در حقيقت همان روابط عمومي سنتي است اما با ابزارها و فرصت هاي بيشتر و محدوديت هاي كمتر كه شكل فعاليت ها را نيز دستخوش تغييراتي متناسب با همين شرايط كرده است.

در اين بخش به برخي از اين لبزارها به اختصار مي پردازم:

1) مطبوعات
روزنامه ها كه تا پيش از اين، تنها به صورت چاپي و كاغذي منتشر مي شدند؛ با گسترش فضاي وب در دو بخش دچار تحول عمده شدند: اول تولد روزنامه نگاري آن لاين و دوم ايجاد محتواي جديد و دسيع براي روزنامه هاي چاپي . كه تشريح ويژگي هاي هر يك در اين مختصر نمي گنجد.

2) وبلاگ ها
يكي از حوزه هاي نوپا اما تخصصي در روابط عمومي امروز، وبلاگ نويسي است.برنامه هاي وبلاگ نويسي در روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه پيش شرط هاي آن، يعني : ( تثبيت نقش روابط عمومي در سازمان؛ تعيين اهداف و پيام ها؛ مشخص كردن نياز و علايق مخاطبان؛ تدوين استراتژي اطلاع رساني به همراه يك برنامه ي عملياتي و زمان بندي شده ) فراهم و تكميل شده باشد.

3) ويكي ها
ويكي ها وب سايت هايي هستند كه ايجاد محتواي آن ها از طريق مشاركت بازديد كنندگان و مخاطبان آنها صورت مي گيرد. اين گونه وب سايت ها و پايگاه ها متعلق به هيچ گروه و فردي نيستند و همه از مزاياي آن بهره برده و در توليد محتوا و حك و ويرايش آن و همچنين افزودن بر غناي آن مشاركت دارند.

روابط عمومي هر سازماني مي تواند از اين امكان براي ارتباط مطلوب تر با مخاطبان و مشتريان خود بهره ببرد.

4) پادكست ها
پادكست پديده اي نوين و ابزاري عالي براي روابط عمومي ها است كه مي توانند روابط عمومي خلاقي را طراحي كرده و با افزودن صدا بر متن و تصوير در حوزه ي اطلاع رساني، برضريب نفوذ خود در مخاطب افزوده و حتي از اين طريق آمار مخاطبان خود را به شكلي دقيق رصد كنند.

5) شبكه هاي اجتماعي
شبكه ي اجتماعي، يك وب سايت اجتماعي است كه كاربران مي توانند علاقه مندي ها، افكار و فعاليت هاي خودشان را در قالب متن، عكس، صوت و يا فيلم با ديگران به اشتراك مي گذارند . استفاده از اين فرصت براي روابط عمومي مي تواند ارتباط مخاطبان خاص را گسترش داده و باعث تعميق اين ارتباطات گردد.

6) مجلات الكترونيكي و آنلاين
با استفاده از مجلات آنلاين و الكترونيك مي توان علاوه بر كمك به حفظ محيط زيست؛ هزينه هاي طراحي، چاپ، كاغذ و .... تا حد بسيار زيادي پايين مي آيد؛ دسترسي آن بسيار ساده تر و امكان ويرايش آن در هر لحظه و با توجه به بازخوردهاي موجود فراهم است و .... .

نكته ي قابل ذكر آن كه اين تنها بخشي از فعاليت هاي تغيير شكل يافته روابط عمومي آنلاين است كه به آن پرداخته شد. ان شاءالله اگر توفيقي حاصل شد در آينده به هر يك از اين مباحث به تفصيل خواهم پرداخت.