شش خطای بررگ در نوشتن اطلاعیه ی مطبوعاتی

همه می دانیم که تبلیغ برای معرفی محصولات یا خدمات تا چه حد مهم است. به همین دلیل است که هزینه های خاموش در تبلیغات را می پردازیم.

اما مطبوعات در انتشار مطالب آزاد هستند و رسانه ها نیز به صورت شخصی و خصوصی اداره می شوند.

بنابراین شما باید تلاش بیشتری کنید تا بیش از آنها در هدف خود، موفق باشید. مختصر نوشتن در باره ی یک محصول یا خدمت در " لا تایم"، " میامی هرالد" و یا بررسی محدوده ی خطر می تواند شما را در انتها به شکلی عجیب تحت تأثیر قرار دهد. بیایید فرض کنیم که این یک حقیقت اساسی است و به همین منظور قصد داریم راه های عبور از آن را برای همه نشان دهیم.

از آنجا که نوشتن اخبار و انتشار مطبوعات حرفه و شغل ماست، پس باید در این شغل به گلایه ها و نارضایتی های عمده ای که تمام مردم از رسانه ها دارند ، توجه کنیم و ما نیز برای از بین بردن این نارضایتی، پیشنهاداتی خاص را جهت تهیه ی یک اطلاعیه ی مطبوعاتی مطرح می کنیم:

1. درهم و برهم ننویسید. بررسی املا! بررسی املا! بررسی املا!، باید توجه داشته باشیم که مطالب بسیار ساده در اثر غفلت شما و یا تلفظ بد و یا در اثر تحریف دستور زبان، موجب حیرت و تعجب بسیاری از مردم خواهد شد.

2. نبض کلام در شاخ و برگ دادن مطلب نیست. از اطلاعیه ی مطبوعاتی به عنوان اصلی روشن ( متنی کوتاه و ساده ) اطمینان حاصل کنید. اگر شما نتوانید چنین متنی را درک کنید، هیچ کس دیگر؛ مخصوصا" مخاطبان اصلی شما که علاقه دارید پیام شما را بیشتر و بهتر دریافت کنند،این شانس را نخواهد داشت که آن را درک کند.

3. اطلاعیه را با طرح مسائلی خارج از واقعیت ها ی این جهانی شروع نکنید. همواره سعی کنید توجه خوانندگان را بلافاصله با استفاده از یک موضوع جدید، یک مطلب منحصر به فرد و یا چرخشی نو اما منصفانه به واقعیت های قدیمی، در اختیار خود بگیرید.

4. چیزی را که نسبت به آن اطمینان کامل ندارید، ننویسید. شما باید درستی موضوع یا شخصی را که نسبت به طرح آن در اطلاعیه، علاقه ی شدید دارید، تشخیص دهید و اطلاعیه ی خود را نیز بر همین مبنا منتشر کنید.

5. محصول خود را به تفصیل، تشریح نکنید. محصولات یا خدمات کسب و کار خود را همیشه به طور مختصر و بدون شرح اضافه منتشر کنید.

6. خواننده را معلق رها نکنید.

از درج اطلاعات جهت ارتیاط و تماس مخاطبین از قبیل : نام، شماره تلفن، شماره نمابر، آدرس پست الکترونیکی، محصول، خدمات و آدرس پستی شرکت در پایان اطلاعیه مطمئن شوید.

دوستان عزیز می توانند متن ( زبان اصلی )این یاد داشت را اینجا مطالعه کنند.

وبلاگ نویسی در روابط عمومی

در یکی از پست های قبلی ، اشاره ای گذرا داشتم به سیر تحولات ارتباط در عصر حاضر و به این نتیجه رسیدیم که در دنیایی که فناوری های پیشرفته نیز دائم در حال تحول و تغییرند؛ گفت و گو نیز جای خود را به مصاحبه از راه دور، پست الکترونیکی، پیام کوتاه، چت روم، وبلاگ و ... داده است. زمانی که " مارشال مک لوهان " با طرح نظریه ی دهکده ی جهانی گفت: " رسانه خود، پیام است. "همه فقط گوش می کردند، اما درست نمی دانستند که شرایط امروزی عصر ارتباطات، چگونه صحت گفته های او را اثبات می کند. رسانه های مدرن، انقلابی عظیم در صنعت ارتباطات را با خود به وجود آوردندبه طوری که تأثیرات آن در هر عرصه ای قابل مشاهده است. به طور کتم روابط عمومی نیز از این قاعده مستثنی نبوده و اینترنت به عنوان نمادی کامل از رسانه های مدرن به این عرصه راه یافته است و جایگاه خود را نیز در آن تحکیم نموده است و وب سایت های سازمانی، ای میل، خبرنامه های الکترونیکی، مجله های اینترنتی و وبلاگ ها از جمله ابزار های ضروری در روابط عمومی های امروز، بشمار می روند. وبلاگ هایی که به صورت حرفه ای و تخصصی در فضای وب به طرز چشمگیری رشد یافته اند، نقش تعیین کننده ای در شکل دهی افکار عمومی دارند و در این میان یکی از حوزه های نوپا اما تخصصی وبلاگ نویسی در کشور ما، حوزه ی روابط عمومی است که با شکل گرفتن روابط عمومی الکترونیک، اهمیتی مضاعف یافته است. روابط عمومی ها در فضای سایبر سعی دارند با استفاده ی درست از فرصت ها، ضمن یافتن جایگاه واقعی خود، عقب ماندگی های تاریخی را نیز جبران کنند. اما نکته ی قابل توجه در این میان این است که اگر تعریف درستی از تعیین اهداف، مشخص کردن نیازها و علایق مخاطبان خاص و عام، تعیین درست پیام ها و تدوین دقیق استراتژی اطلاع رسانی روابط عمومی داشته باشیم در وبلاگ نویسی روابط عمومی نیز با توفیق روبرو خواهیم بود.

روابط عمومی و هنر اقناع

کوشش آگاهانه ی یک فرد یا سازمان، برای تغییر نگرش، باور، ارزش ها یا دیدگاه های فرد یا گروهی دیگر را" اقناع "می گویند.(1)

" اقناع " فرایندی است که با توسل به نعقل و احساس در قالب مهارت های کلامی و غیر کلامی و رسانه ای، ذهنیت افراد را غالبا" جهت تغییر رفتار و اداره کردن آن ها به عمل معینی تحت تأثیر قرار می دهد. (2)

با توجه به تعاریف فوق باید گفت که اقناع افکار عمومی و قبل از آن اقناع رسانه؛ هنر روابط عمومی است.برای این که این اقناع چه در حوزه ی رسانه و چه در حوزه ی افکار عمومی – که البته اقناع رسانه به اقناع افکار عمومی نیز خواهد انجامید؛ چرا که در یک جامعه ی متکثر، رسانه ها، افکار عمومی را نمایندگی می کنند.- به درستی و سهولت انجام پذیرد؛ رعایت دو نکته ی اساسی ذیل در فرایند های کاری روابط عمومی الزامی به نظر می رسد:

1-همیشه؛ فقط و فقط واقعیت را بیان کنیم

قبل از هرچیز ابتدا باید خودمان اطمینان حاصل کنیم که محصول، خدمات و یا آن چه را که در باره ی آن اطلاع رسانی می کنیم، دقیق و درست است و برای هر سؤالی که از سوی خبرنگاران یا مخاطبان در این مورد می شود، پاسخ صریح و روشنی داریم. چرا که اگر برای پرسش مخاطبان، پاسخ روشن نداشته باشیم، بدون شک پاسخ خود را از منابع دیگر تهیه و بر اصل اعتماد متقابل و اقناع رسانه ای ضربه ای غیر قابل جبران وارد خواهد شد.

2-مخاطب شناسی را به عنوان یک اصل کاربردی بشناسیم

مخاطب شناسی از جهت کاربردی در حوزه های مختلف روابط عمومی بسیار مهم است و برای این منظور باید ابتدا با روابط مختلف ذهنی آشنا شویم؛ چرا که در روابط عمومی ابزار پیام رسانی به اندازه ی خود پیام و گاهی حتی بیش از پیام، حائز اهمیت است. ما با این شناخت می توانیم اطلاعات را به دانش تبدیل کنیم زیرا در این فعالیت، تنها انتقال پیام کافی نیست. اگر پیامی که برای مخاطب ارسال می کنیم با سطوح بیشتری از نیاز های آنان ارتباط برقرار نکند، توفیق چندانی نخواهد داشت.

مسائلی از قبیل: بکار بردن ادله ی حاکی از ترتیب منطقی؛ استفاده از مثال های زنده ی تاریخی و فرضی؛ تناسب پیام با اعتقادات گذشته ی مخاطبان و درک احساسات مخاطبان و سوق دادن این احساسات به جهت مطلوب که در تئوری های مربوط به اقناع ( ارسطو؛ روان کاوی و یادگیری ) (3) نیز از جمله پارامتر های مهمی است که در دو فرایند فوق می گنجد.

_________________________

(1)گيل، ديويد و ادفر، بريجت؛ الفباي ارتباطات، مركز مطالعات و تحقيقات رسانه‌ها، 1384، چاپ اول، ص51.

(2)بينگلر، اتولر؛ ارتباطات اقناعي؛ مركز تحقيقات مطالعات و سنجش برنامه‌اي صدا و سيما، 1367، چاپ اول، ص10.

(3)پراتكانيس، آنتوني و آرنسون اليوت؛ عصر تبليغات سروش، 1379، چاپ اول، ص35-29 .

چقدر با تحولات ارتباطی همراه شده ایم؟!

از آغاز زندگی اجتماعی بشر و شکل گیری تعاملات بین انسان ها ؛اولین اشکال ارتباطات انسانی شکل گرفت و تا به امروز تحولات عظیم و شگرفی یافته است و با توجه به این تغییر و تحولات؛ نوع نگرش متخصصان حوزه ی ارتباطات نیز همواره دچار تغییر همراه با تدوین برنامه هایی برای اثر گذاری بر مخاطب شده است.

پس از تحولات ناشی از انتخابات ریاست جمهوری در کشورمان یکی از جدید ترین مدل های یا شیوه های ارتباطی که همان " شهروند خبرنگار " است، بیش از پیش نمود پیدا کرد و همین مهم نمایانگر یک نکته ی قابل توجه در حوزه ی ارتباطات است و آن اینکه گمان می کنم هنوز سیاست گذاران و دست اندر کاران رسانه در کشور ما از مدل ها و شیوه های نوین ارتباطی و میزان اثر بخشی آن ها و چگونگی استفاده از وسایل ارتباط جمعی برای تأثیر گذاری بر مخاطب عقب هستند و یا درک و تحلیل درستی از شرایط موجود در این عرصه ندارند.

باید بپذیریم که در شرایط موجود عصر حاضر دیگر نمی توان به طور دقیق فرستنده ، گیرنده و حتی پیام را کانالیزه کرده و بر اساس آن افکار عمومی را در جهتی دلخواه هدایت کرد و یا شکل داد. بلکه می بینیم که به طور مکرر جای فرستنده، گیرنده، نوع پیام و حتی تکنولوژی ارسال آن در حال تغییر است و هر فرستنده ای در آن واحد، دریافت کننده ی انبوهی از اطلاعات بوده و حتی امکان دستکاری این اطلاعات و ارسال مجدد آن در قالبی جدید است.

پس لازم است تا با تغییر در شیوه های ارتباطی و همگام شدن با تغییرات در این حوزه، نه تنها باعث کاهش میزان مخاطبان خود نشویم بلکه با بکار بستن شیوه های درست ارتباطی بر میزان تعداد و اعتماد آنها بیفزاییم.

تکلیف چیست؟ مدیریت روابط عمومی یا تبلیغات!

یکی از مهمترین آفت ها که امروز روابط عمومی ما به آن دچار شده است، گم کردن هدف روابط عمومی از ارتباط با مخاطب است یا به بیان ساده تر؛ انتظاری است که مدیران دستگاه ها، سازمان ها و نهاد ها از مدیران روابط عمومی دارند، برای اینکه بتوانند بهتر سازمان را تبلیغ کنند. نکته ی قابل توجه این است که روشن کنیم اصولا" کار روابط عمومی تعامل و اقناع مخاطب است یا بهره برداری از مخاطب؟! از آنجا که اغلب مدیران ما متأسفانه به جای آنکه اقناع مخاطب را سرلوحه ی کار خود قرار داده و از آن برای پیشبرد اهداف سازمان بهره ببرند، با نگاهی ابزاری به مخاطب، انتظار بهره برداری از وی را دارند و چالش عمده ی روابط عمومی ها در تعارض با اهداف اصلی روابط عمومی، از همین جا آغاز می شود. بنابراین مناسب است که روابط عمومی در هر سازمانی با تشریح کامل اهداف و فعالیت ها ابتدا برای خود و سپس برای مدیران دستگاه، مرز بین روابط عمومی و تبلیغات را روشن و از افتادن در یک مسیر انحرافی برای ادامه ی فعالیت جلوگیری نمایند. شاید تبلیغات هم به عنوان بخشی از فعالیت های روابط عمومی در هر سازمانی تعریف و مد نظر باشد، ولی هرگز نباید با اهذاف عالی روابط عمومی که همانا به دنبال تعامل دوسویه و حتی تک به تک با مخاطب فعال و هوشمند؛ همراه با واقع گرایی، جدیت و شفافیت است و در این زمینه بیشتر دارای یک مسئولیت اجتماعی است و در برابر افکار عمومی نیز پاسخگو است؛ یکی شمرده شده و اشتباه شود. آقای " غلامرضا کاضمی دینان" در وبلاگ خود ( اینجا ) به تفاوت های بین روابط عمومی و تبلیغات به تفکیک موضوع بحث کرده اند که مطالعه ی آن خالی از لطف نیست.

روابط عمومی و مدیریت منابع انسانی

از جمله مهم ترین نظریه هایی که در قرن حاضر ارائه شده که انسان را محور اصلی موفقیت های سازمان می داند، " نظریه ی سازمان های یاد گیرنده" است. متأسفانه امروزه بسیاری از مدیران، از فهم این حقیقت بزرگ و تعیین کننده که بهبود مداوم ، نیاز به تعهد سازمان به یادگیری مداوم دارد، عاجزند. در چنین فضایی چگونه می توان انتظار داشت که سازمانی بتواند به پیشرفت نائل شود و افق های جدیدی از فعالیت و کار را فرا روی خود بگشاید؛ بدون این که بخواهد چیز جدیدی یاد بگیرد. در فقدان عنصر حیاتی یادگیری، سازمان ها و افراد آن ها تنها شیوه های کهنه را حد اکثر با " بیان های جدید " تکرار می کنند. و به همین سبب است که سازمان ها در جوامع امروزی غالبا" به کنترل کردن به جای یادگیری تمایل دارند. این سازمان ها افراد را به خاطر کار کردن برای دیگران مورد تشویق قرار می دهند، نه به دلیل بهره گیری از کنجکاوی طبیعی و انگیزه ی فطری یادگیری در وجودشان. نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که جایگاه و نقش انسان امروزی در توسعه ی سازمان، متحول شده است و این تحول ارزش های حاکم بر انسان در سازمان را نیز تحت شعاع قرار می دهد. اگر روابط عمومی در این عرصه بتواند با برنامه ریزی های خود و مدیریت صحیح به پیوند بین جنبه های انسانی و حرفه ای کار در سازمان کمک کند؛ قطعا" روند رو به رشد سازمان همواره شتاب بیشتری خواهد گرفت و در نهایت به رضایت مخاطبان ختم خواهد شد. چرا که بسط و گسترش مدیریت بر مبنای کرامت انسانی باعث بهبود کیفیت های رفتاری و رشد و بروز خلاقیت در سازمان شده و به رضایت عمومی خواهد انجامید.

اطلاع رسانی دقیق و به موقع؛ رمز توفیق

پس آز آنکه نام خود را در فهرست قبول شدگان کارشناسی ارشد دانشگاه سوره دیدم، به طور طبیعی سراغ سایت این دانشگاه رفتم تا بتوانم اطلاعات بیشتری در مورد دانشکده، دروس، اساتید و ... کسب کنم. بگذریم از این که بنده هنوز متوجه نشده ام که این مؤسسه به دانشگاه تبدیل شده است یا نه؟! چرا که همواره از آن به نام دانشگاه سوره نام برده می شود ولی سر صفحه ی اصلی سایت دانشگاه با نام مرسسه ی آموزش عالی سوره مزین شده است!؛ اما گذشته از این؛ نکته ی جالب توجه برایم، مسدود بودن سایت دانشکده های این دانشگاه بود، علی رغم این که لینک آن در صفحه ی اصلی وجود داشت. حال اگر از تعطیلی سایت سایر دانشکده ها بگذریم؛ تعطیلی سایت دانشکده ی علوم ارتباطات این دانشگاه که اتفاقا" سر و کار حقیر هم با آن جاست، برایم بیشتر جالب توجه بود. هر وقت که به این سایت مراجعه می کردم با خودم می گفتم : مگه می شه در عصر اطلاعات و ارتباطات، سایت دانشکده ی علوم ارتباطات ، آن هم در مرکز کشور تعطیل باشه؟ ولی باز به گمان این که از سرعت لاک پشتی اینترنت در کشورمان انتظار بیشتری هم نمی توان داشت؛ گناه آن را بیشتر به گردن مخابرات می انداختم. اما امروز که جهت تکمیل مراحل ثبت نام خود به ساختمان مرکزی دانشگاه رفتم، اطلاعیه ای را در حال نصب بر روی برد های ساختمان دیدم که بر روی آن با امضای واحد انفورماتیک نوشته شده بود: " به دلیل ایام ثبت نام دانشجویان و اخذ واحد اینترنتی، سایت دانشکده های دانشگاه سوره، مسدود می باشد ". با خود اندیشیدم که اگر روابط عمومی دانشگاه قبل از شروع ثبت نام، این اطلاعیه را با ادبیاتی درخور همراه با قید زمان مسدودی و بازگشایی سایت دانشکده ها، بر روی سایت اصلی دانشگاه قرار می داد، چقدر عالی بود. به راستی که رمز توفیق روابط عمومی؛ قبل و بیش از هر چیز اطلاع رسانی دقیق و به موقع است.